Die wichtigsten Tipps und Tricks
Das tägliche Meetup ist die Grundlage für eine gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens und in einzelnen Teams. Der Vorteil ist der direkte persönliche Austausch der gewählten Teilnehmenden. Wie wird eine Online-Besprechung in Zeiten von Corona durchgeführt? Wie funktioniert es am besten aus dem Homeoffice heraus? Unsere Erfahrungen und Tipps werden dir in diesem Artikel vorgestellt.
Remote ist das neue Normal
Was für viele beschäftigte Personen lang ein großer Wunsch war, wurde im März 2020 plötzlich zur Realität. Home-Office. Mittlerweile ist auch dieses große Benefit im Berufsleben schon zum Alltag geworden. Man sieht seine Teammitglieder im morgendlichen virtuellen Stand-Up Meeting, kommuniziert über Online-Chats und tauscht seine Dateien über die Cloud aus. Willkommen im neuen „Normal“.
Was für die einen mit vielen Vorteilen verbunden ist, zeigt sich nun in manchen Bereichen als schwierig. Denn den geografisch verteilten Mitarbeitenden fehlt die zwischenmenschliche Interaktion mit ihren Teammitgliedern. Während man im Büro die Möglichkeit auf spontane Gespräche im Flur, in der Kaffeeküche oder am Schreibtisch hat, fällt dies in der Online-Welt plötzlich weg. Dabei sind diese spontanen Gespräche nicht nur für den Teamgeist und das Zusammengehörigkeitsgefühl wichtig, sondern auch kreative Ideen, Problemlösungen oder Diskussionen kommen nur im aktiven und persönlichen Austausch zustande. Ein weiterer Vorteil der Zusammenarbeit vor Ort ist es, dass das Team die Möglichkeit hat, ihre Beziehung zueinander auszubauen und zu festigen. Diese Chance wirkt sich positiv auf die Meetings aus. Ursache ist die Vertrautheit und das Wohlbefinden im Kollegenkreis. Introvertierten Teilnehmer*innen eröffnet sich die Chance, im vertrauten Terrain ihr Meinung und ihre Konfliktpunkte zu äußern. Teammitglieder haben diese gewohnten Möglichkeiten im Homeoffice nicht unbedingt. Die Gelegenheiten sollten daher remote herbeigeführt werden.
Um die Online-Meetings möglichst effizient und gut zu planen, benötigt man ein klares Verständnis dafür, wie ein Meeting virtuell funktioniert und wie man dieses neue Konzept wirklich für sich und sein Team nutzen kann.
Schritt 1: Die Wahl des richtigen Tools, welches das Online-Meeting unterstützen
Du fragst dich, wie du unter Dutzenden von Technologien, die auswählen sollst, die das Meeting einfacher und kooperativer gestalten soll? Bevor du ein Tool auswählst, solltest du dir über die folgende Frage im Klaren sein:
Welche Funktion sollte das Tool mitbringen, damit mein Meeting erfolgreich wird?
Eine Grundfunktion, die für fast jedes Meeting wichtig ist, ist die Möglichkeit, die anderen Teilnehmenden zu sehen und zu hören. Unsere Kommunikation funktioniert über unsere Körpersprache und unsere Stimmlage. Mit Video- und Audio-Funktion wird das Meeting für alle mitwirkenden Personen greifbarer und einfacher. Jede weitere Funktion im Meeting hängt von den Bedürfnissen und der Thematik der Besprechung ab.
Die Möglichkeit, das Meeting aufzunehmen, um es bei Bedarf später nochmals anzusehen, ist eine weitere wichtige Funktion. Ein Vorteil hierbei ist auch, dass sie während dem Meeting nicht mit dem Anfertigen von Notizen abgelenkt werden, sondern komplett fokussiert dem Meeting folgen können.
Wird in dem Treffen eine Präsentation gehalten, wäre die Bildschirmfreigabe vom Präsentierenden unabdinglich. Hier kann dann die vorbereitete Folie übertragen werden und jede teilnehmende Person sieht dann die Bildschirmübertragung vom referierenden Teammitglied. In der Präsentation vor Ort und der virtuellen Präsentation gibt es wesentliche Unterschiede. Während in einer physischen Präsentation bei konkreten Fragen der Finger auf die entsprechende Folie zeigt oder es die Möglichkeit gibt, kurz an die projizierte Folie zu treten, ist dies remote nicht über einen geteilten Bildschirm möglich. Die Forderung, nochmals eine Folie zurückzuspringen, ist nicht das Problem, aber sobald es um detaillierte Anweisungen geht wie „in der Statistik unten.. nein, weiter oben… nein, die Zahl neben dem letzten Jahreswert..“ ist es problematisch und im schlimmsten Fall wird die Frage nicht beantwortet. Außerdem wird die Besprechung eher zäh und mühselig. Die Lösung ist ein Tool, das die Funktion aufweist, in Echtzeit die Mauszeiger der Kollegschaft zu sehen.
Das Online-Whiteboard vom Productivity Lab bietet dir genau diese Möglichkeit. In der Vorlagen findest du z.B. ein Whiteboard dass dich bei deinem „Daily Standup“ unterstützt und jede teilnehmende Person, via Link, in Echtzeit deine Veränderungen sieht und das Whiteboard selbst bearbeiten kann. Du willst mehr erfahren? Dann klicke auf den Button.
Schritt 2: Die Agenda des Meetings
Soll dein Meeting reibungslos, strukturiert und effizient ablaufen? Dann ist das Aufstellen einer Agenda für das Online-Meeting genau das richtige für dich.
Diese klar gegliederte Agenda sollte folgende Inhaltspunkte aufweisen:
- Themen für das Meeting
- Zeitslots für die einzelnen Themen
- Dauer des Meetings
- Moderierende Person
- Teilnehmende des Meetings
- Informationen für die Teilnehmenden (z.B. Themen die die Mitglieder vorbereiten sollen)
- Dokumente, Dateien oder Informationen die vorbereitet werden müssen
- Collaborations-Tools vorbereiten
Damit alle involvierten Personen vor dem Meeting auf dem gleichen Stand sind, sollte vorab der Link zum Kollaborations-Tool versendet werden. Ebenso verhält es sich mit den Dokumenten, Dateien und Informationen. Dies reduziert reaktives Feedback, weil die Teilnehmer bereits mit der Agenda und den Tools vertraut sind.
Schritt 3: Die angemessene Etikette für ein Online-Meeting
Nicht nur die Agenda ist wichtig. Die Richtlinien, sozusagen die Remote-Meeting-Etikette, haben eine genauso hohe Relevanz.
Ein Muss in jedem Online-Meeting sind folgende Etikette-Richtlinien:
- Das Smartphone sollte auf stumm gestellt sein und während dem Meeting nicht verwendet werden
- Wähle einen ruhigen Raum in dem du ungestört bist und es keinen starken Lautstärkepegel gibt
- Vor dem Meeting sollte die Technik getestet werden
- Vor Beginn sollten alle Teilnehmenden vorgestellt werden
- Agenda des Meetings sollte vorgelesen werden
- Keine vortragende Person sollte unterbrochen werden
- Teilnehmende sollten während dem Meeting nicht an anderen Aufgaben arbeiten
- Alle gesellschaftlichen Etiketten, z.B. der höfliche und respektvolle Umgang miteinander finden sich auch im Online-Meeting
Mit diesen Tipps und Anregungen steht der erfolgreichen Durchführung eines Remote-Meetings nichts mehr im Weg. Viel Spaß beim Ausprobieren und Umsetzen. Wir freuen uns über dein Feedback und deine Anregungen.
