Ein Erfahrungsbericht und Tipps, wie man das in Zeiten von Corona als Team wuppen kann.

Videokonferenz Screenshot
Videokonferenz – Daily Standup

Überall in Deutschland ist es beinahe über Nacht Realität geworden – Arbeiten von zu Hause. Für viele eine große Herausforderung, weil oft noch nicht einmal ein richtiges Büro zur Verfügung steht und Arbeit und Privates dadurch weniger voneinander zu trennen sind.

Hinzu kommen Kinder, die nicht mehr betreut sind und zwischen Arbeit und Versorgung zu Hause herumwuseln. Auch ich arbeite seit einigen Wochen “mit” meinen Kindern im Homeoffice. An dieser Stelle ein Lob, wie gut die Kinder das alles mitmachen. Für viele Familien ist dieser Spagat wirklich schwer zu meistern und Freunde und Bekannte erzählen mir von Arbeit am späten Abend oder bis in die Nacht hinein, um den Work-Load zu erreichen.

Regenbogen als Zeichen gegen Corona
Homeoffice mit den Kindern – Regenbogen als Zeichen gegen Corona

So erlebt man aber auch zum Teil ganz neue Szenarien. Online-Meetings mit Kindern auf dem Schoß der arbeitenden Kollegen, die den Weichzeichner in ihrem Videokonferenz-Tool gefunden haben, um dem Gegenüber den Blick auf das Chaos im Hintergrund zu verwehren.

Mein Mann erzählte mir von einem Kunden, der mitten in einem wichtigen Meeting die Kopfhörer wegschmeißt, aus dem Bild rennt und seine 18-monatige Tochter vom offenen Fenster wegreißt. Ja, sowas gehört dazu im Corona-Homeoffice.

Für mich ist dies kein neuer Zustand – zugegeben ohne die Erschwernis der Kinderbetreuung während der Arbeit! Ich arbeite seit über einem Jahr komplett aus dem Homeoffice heraus und konnte schon viele wertvolle Erfahrungen sammeln:

Meine Erfahrungen mit Homeoffice:

  • Wie strukturiere ich meine Arbeit und Arbeitszeit zu Hause?
  • Wie kann ich mich aktiv an Meetings beteiligen?
  • Wie arbeite ich mit meinen Kollegen, die an einem anderen Standort sitzen, produktiv zusammen?
  • Wie kann ich eigentlich analoge Tools auch digital nutzen?

Meine persönlichen Fragen wurden dabei auch ganz schnell zu Fragen für das gesamte Team. Viele arbeiten auch immer wieder von zu Hause aus oder aus dem Zug. Wir hatten sogar schon Meetings mit einem Kollegen auf seinem Segelboot.

Wie können also die Strukturen auf ein ganzes Team angepasst werden, damit weiterhin eine funktionierende Kommunikation aufrechterhalten bleibt und die Arbeitsabläufe digitalisiert und damit für jeden Einzelnen überall zugänglich werden?

Fragestellungen, die uns in diesem Prozess beschäftigen:

  • Wie gestalten wir Team-Meetings remote?
  • Wie können wir analoge Prozesse digitalisieren?
  • Wie können wir unsere gesamten Teamprozesse digital abbilden, damit sie für jeden im Team zu jeder Zeit sichtbar sind?

Ich habe inzwischen etliche Blog-Artikel gelesen, die darauf eingehen, wie man seinen Arbeitstag strukturieren kann. Ob man sich morgens fertig macht, als würde man ins Büro gehen oder lieber im Schlafanzug bleibt?! Ob man im Schlafzimmer oder in der Küche arbeitet?! Ich glaube all diese Fragen sind persönliche Einstellungssache und man kann es nur selber ausprobieren, wie man sich am besten selber strukturieren kann.

Dennoch gibt es eine Hilfe, die unabdingbar ist, da sie ja inzwischen sogar gesetzlich vorgeschrieben ist: die Zeiterfassung. Mir persönlich hilft eine genaue Arbeitszeiterfassung nicht nur für einen Überblick über meine eigenen Zeiten, sondern auch für die Abrechnung der einzelnen Kundenprojekte. Ein psychologischer Aspekt kommt dabei immer wieder auf: Im Homeoffice hat man schnell das Gefühl, dass man nicht wirklich bei der Arbeit ist, weil man ja in keinem Büro sitzt und nicht “zur Arbeit gegangen ist”.

Wenn ich aber meine Arbeitszeiten erfasse und am Ende meines Tages dann auch noch die erarbeiteten Ergebnisse sehen kann, merke ich schnell, wie produktiv meine Arbeitszeit doch wirklich ist.

Also meine Erfahrung: Zeiterfassung hilft für einen generellen Überblick und ein positives Arbeitsgefühl.

Kollaborationstool Screenshot
Screen unseres Kollaborationstools – Produktivität messbar machen mit Zeiterfassung

Aber viel mehr als auf diese persönlichen Einstellungen möchte ich in diesem Artikel auf die genannten Team-Punkte eingehen:

Wie gestalten wir Team-Meetings remote?

Unseren Besprechungsraum im Büro haben wir mit einem großen Monitor ausgestattet, einem guten Mikrofon und der Möglichkeit unsere Bildschirme direkt zu übertragen. Gerade die Mikrofone sind eine absolut notwendige Anschaffung, wenn ca. 10 Leute in einem Raum sitzen und 1-2 Kollegen remote dabeisitzen.

Eine gute Verständigung ist dafür wirklich essentiell. Aber das alleine reicht nicht aus, wenn man gemeinsam Themen erarbeiten, Projekte vorstellen oder auch gemeinsame Retrospektiven gestalten möchte. Dafür benötigt man dann verschiedene Tools, die komplett digital sind, um wirklich gemeinsam zu arbeiten.

Wie können wir analoge Prozesse digitalisieren?

Die ersten Retros haben wir noch mit einer Kamera auf das große Whiteboard im Besprechungsraum gerichtet durchgeführt. Schnell mussten wir aber feststellen, dass das nicht Remote-tauglich ist. So sind wir auf die Suche nach digitalen Kollaborationswerkzeugen gegangen.

Um unseren eigenen Bedarf wirklich individuell abzudecken haben wir ein eigenes Whiteboard-Tool erstellt und nutzen dies in der täglichen Zusammenarbeit – in Zeiten der Pandemie mehr denn je!

Online Whiteboard Screenshot
Zusammenarbeit auf unserem Online-Whiteboard

Dieses Tool können wir nutzen, um gleichzeitig miteinander Ideen zu erarbeiten, Projektideen zu entwerfen, Abstimmungen durchzuführen, aktuelle Projektstände zu teilen oder aber auch für unsere eigene Innovationsarbeit.

Neben der Arbeit mit Videocalls und Bildschirmübertragungen via MS Teams ist unser neues Tool auch ein wichtiger Aspekt in der Frage:

Wie können wir unsere gesamten Teamprozesse digital abbilden, damit sie für jeden im Team zu jeder Zeit sichtbar sind?

Wichtig für uns ist, dass wir egal in welchem Schritt, nicht mehr auf analoge Prozesse, Notizen etc. zurückgreifen, sondern die konsequente Nutzung unserer digitalen Werkzeuge. Nur so kann jeder Mitarbeiter von jedem Standort der Welt auch Teil des Teams sein und produktive Zusammenarbeit ist jederzeit gewährleistet.

Ich glaube diese gesamte Krise, mit allen negativen Auswirkungen, die ich in keiner Weise runterspielen möchte, katapultiert uns in unserer Wirtschaft um Meilen weiter, in der digitalen Transformation. Es bleibt eine riesengroße Herausforderung und ein weites Lernfeld, aber bietet auch eine Chance vernetzt zu arbeiten und die Vorteile daraus nutzbar zu machen.

Gepostet unter: Unternehmen

Annika Jeiler
Von: Annika Jeiler | 06.04.2020

lebt in der Remote-Welt von Shinefour · wichtigstes Tool: Aufwachkaffee am Morgen · 2-fache Mama · liebt die Berge und das Meer und den Sport an diesen Orten

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