Das tägliche Meetup ist die Grundlage für eine gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens und in einzelnen Teams. Wie funktioniert eine Online-Besprechung am besten?
Remote ist das neue Normal
Was für viele Beschäftigte lang ein großer Wunsch war, wurde im März 2020 plötzlich zur Realität: Homeoffice. Mittlerweile ist auch dieses Benefit zum Alltag geworden. Man sieht seine Teammitglieder im morgendlichen virtuellen Stand-Up, kommuniziert über Online-Chats und tauscht Dateien über die Cloud aus.
Den geografisch verteilten Mitarbeitenden fehlt die zwischenmenschliche Interaktion mit ihren Teammitgliedern. Introvertierten Teilnehmer:innen eröffnet sich dagegen die Chance, im vertrauten Terrain ihre Meinung und Konfliktpunkte zu äußern.
Schritt 1: Die Wahl des richtigen Tools
Eine Grundfunktion, die für fast jedes Meeting wichtig ist, ist die Möglichkeit, die anderen Teilnehmenden zu sehen und zu hören. Jede weitere Funktion hängt von den Bedürfnissen und der Thematik der Besprechung ab. Die Möglichkeit, das Meeting aufzunehmen, ist eine weitere wichtige Funktion — ein Vorteil: Ihr werdet nicht durch Notizen abgelenkt. Wird eine Präsentation gehalten, ist die Bildschirmfreigabe unabdinglich.
Schritt 2: Die Agenda des Meetings
Die klar gegliederte Agenda sollte folgende Inhaltspunkte aufweisen:
- Themen für das Meeting
- Zeitslots für die einzelnen Themen
- Dauer des Meetings
- Moderierende Person
- Teilnehmende des Meetings
- Informationen für die Teilnehmenden (z.B. vorzubereitende Themen)
- Dokumente oder Dateien, die vorbereitet werden müssen
- Kollaborations-Tools vorbereiten
Damit alle involvierten Personen vor dem Meeting auf dem gleichen Stand sind, sollte vorab der Link zum Kollaborations-Tool versendet werden.
Schritt 3: Die angemessene Etikette
Ein Muss in jedem Online-Meeting:
- Das Smartphone sollte auf stumm gestellt sein und während dem Meeting nicht verwendet werden
- Wähle einen ruhigen Raum, in dem du ungestört bist
- Vor dem Meeting sollte die Technik getestet werden
- Vor Beginn sollten alle Teilnehmenden vorgestellt werden
- Keine vortragende Person sollte unterbrochen werden
- Teilnehmende sollten während dem Meeting nicht an anderen Aufgaben arbeiten
- Höflicher und respektvoller Umgang miteinander gilt auch im Online-Meeting