– Motivation, Transparenz und Fokus gemeinsam erschaffen – mit Hilfe von OKR.
Im ersten Teil dieser Blogreihe haben wir eine generelle Übersicht über OKR gegeben und unsere Motivation zur Einführung des Managementframeworks offengelegt. In diesem Artikel geht es um das Planungsmeeting. Wir betrachten den Ablauf und Ausgang unseres Meetings sowie bereits erarbeitete Verbesserungen.
Vorbereitung
Zunächst laden wir alle Mitarbeitenden feierlich zu unserem ersten OKR Planungsmeeting ein, mit einer Aufgabe, mit der sie sich auf das Meeting vorbereiten sollen. Um zeiteffizient gemeinsam ein OKR-Set entwickeln zu können, sollen die Mitarbeitenden schriftlich Ziele festhalten, die für die nächsten drei Monate als Objectives bestimmt werden sollen.
Dabei weisen wir auf unser Leitbild hin, welches bei dieser Aufgabe stets mitbetrachtet werden soll, um die zukünftigen Ziele an unserem Leitbild auszurichten.
Diese Einzelaufgabe erfordert nicht allzu viel Zeit, da unsere Ziele für Shinefour mehr oder weniger konkret in den einzelnen Köpfen präsent sind. Im Meeting geht es dann um die gemeinsame Ausformulierung dieser Ziele und der Erarbeitung von dazugehörigen Key Results. Das Meeting gliedert sich in drei einzelne Schritte:
- Sammeln, Überprüfen, Korrigieren und Wählen von Objectives
- Erarbeiten der Key-Results
- Review und Commitment
Sammeln der Objectives
Das Meeting beginnt mit einer kurzen Einführung und der Vorstellung des Ablaufs durch die Moderation. Anschließend starten wir mit dem Platzieren aller mitgebrachten Objectives auf einem Whiteboard. Die einzelnen Ziele werden dabei von der verfassenden Person kurz erklärt. In diesem Schritt sortieren wir direkt Duplikate aus und bilden mögliche Gruppen, die Ziele einer Richtung bündeln (Cluster). Jedes Objective wird gegen eine Do’s and Don’ts-Liste geprüft und entsprechend angepasst oder verworfen.
Sollten mehr als fünf Objectives beziehungsweise Cluster zusammenkommen, gilt es nun demokratisch auszusortieren, denn mehr als fünf Objectives führen eher zu Zerstreuung als zu gemeinsamen Fokus und sind daher nicht empfehlenswert. Alle Meetingteilnehmenden erhalten drei Stimmen und geben anonym ihre Stimmen an die Moderation des Meetings ab, die dann rasch die Auswertung vornimmt.
Wenn sich Cluster in der Auswahl befinden, müssen diese gemeinsam jeweils zu einem Objective ausformuliert werden. Die gemeinsame Ausformulierung ist eine fordernde Aufgabe für die Moderation und das Team und wird zu Beginn einiges an Zeit in Anspruch nehmen.
Zum Abschluss dieses Meeting-Punktes stehen die Objectives unseres ersten OKR-Sets fest.
Wir haben gemeinsam festgelegt, worauf unsere Arbeit in den nächsten drei Monaten ausgerichtet sein soll.
Erarbeiten der Key Results
Pro Objective werden innerhalb einer Timebox von 10 Minuten passende Key Results vom Team erarbeitet und unter dem jeweiligen Objective für alle sichtbar am Whiteboard gesammelt. Hierbei wird kritisch die Funktion als Key Result überprüft:
„Handelt es sich um einen Wert, der für uns messbar macht, ob wir auf dem Weg zum Erreichen des Objectives sind?“
Jedes vorgeschlagene Key Result wird wiederum analog zu den Objectives gegen eine Do’s and Don’ts-Liste geprüft und entsprechend angepasst oder verworfen. Ebenso sortieren wir Duplikate aus und Gruppieren bei Bedarf. Sollten mehr als fünf Key Results zusammenkommen, wird nach demselben Prozess wie bei den Objectives abgestimmt.
Zur Erinnerung: Key Results sind quantitative Aussagen, die einen messbaren Wert beinhalten, mit dem der Fortschritt jederzeit bestimmbar ist. Wenn die Key Results eines Objectives feststehen, gilt es diese konkreten Werte festzulegen.
Ob an dieser Stelle „Shoot-to-the-Moon“-artige oder realistischere Werte gewählt werden, muss vorweg im Team entschieden werden. Auf jeden Fall gilt, dass wir ambitionierte Werte wählen. Es geht nicht darum, Werte danach auszuwählen, dass man sie sicher erreichen kann. Wir wollen uns herausfordern, hier sollen wir diskutieren!
Review und Commitment
Fast geschafft, unser OKR-Set steht! Nun nehmen wir uns 5 Minuten Zeit und betrachten das Ergebnis unserer Arbeit.
- Haben wir strebsame und inspirierende Ziele für uns festgelegt?
- Ergeben unsere Key Results alle einen Sinn?
- Sind sie ambitioniert genug gewählt?
- Können sich alle auf dieses Set für die nächsten drei Monate committen?
Hier findet sich die letzte Chance, um Korrekturen vorzunehmen. Jedem Key Result wird ein Owner zugewiesen, der sich verantwortlich fühlt, den Progress zu tracken und generell als Ansprechperson für das Key Result zur Verfügung zu stehen. Anschließend starten wir mit dem Abschluss des Meetings in unseren ersten OKR-Zyklus.
Improvements
Wir haben unser erstes Planungsmeeting nach den oben beschriebenen Schritten und Anweisungen durchgeführt und bereits eine erste Optimierung aus dem Verlauf für uns abgeleitet:
Der erste Schritt zog sich erheblich in die Länge, da die Anzahl an eingebrachten Objectives sehr groß geworden ist. Um dies in Zukunft zu vermeiden, haben wir die Aufgabe zum Meeting umformuliert:
„Bringe das wichtigste Objective für Shinefour in den nächsten drei Monaten mit ins Meeting!“.
Dies begrenzt die maximale Anzahl an zu bearbeitenden Objectives deutlich und passt gut zu der Philosophie von OKR:
„Fokus statt Zerstreuung!“
Das Meeting kann zwischen Schritt 1 und 2 aufgeteilt werden, um dem Team nach dem Festlegen der Objectives Bedenkzeit für die Key Results zu geben.
Next steps
Während der nächsten drei Monate werden wir zweiwöchentlich zusammenkommen, um uns den Progress unserer Key Results gemeinsam anzusehen und Problemfelder aufzudecken und Lösungen zu erarbeiten.
Der Progress soll auch abseits dieser Meetings für alle einsehbar sein, um die Transparenz zu erhöhen und Wissen allen zugänglich zu machen.
Um dies zu ermöglichen, aktualisieren die Owner der Key Results ihre Angaben stets in einem dafür eingerichteten OKR-Trelloboard.
Im nächsten Teil dieser Blogreihe betrachten wir rückblickend unseren ersten OKR-Zyklus und die dazugehörenden Instrumente wie das Sync-Meeting und die Retrospektive.
