– Motivation, Transparenz und Fokus gemeinsam erschaffen, mit Hilfe von OKR
Objectives and Key Results sind in aller Munde, doch was steckt im Detail hinter diesem Management-Framework und welchen Nutzen können wir daraus ziehen? In dieser mehrteiligen Blogreihe berichten wir, was OKR überhaupt ist, was wir uns von der Einführung erhoffen, wie wir die Implementierung planen und durchführen und welche Erfahrung wir dabei machen.
Zu Beginn des Jahres haben wir uns im Team gemeinsam Gedanken zu unserem Tun und Handeln gemacht und unser Leitbild sowie unsere Werte daraus formuliert. An ihnen kann sich jeder Mitarbeitende bei Shinefour ausrichten und wiederfinden, sie helfen uns beim Onboarding neuer Teammitglieder und sind auch in der Außenkommunikation wertvoll, um Kunden und Partnern zu vermitteln, wie wir arbeiten und welchen Umgang wir pflegen.
Wir haben uns in diesem Leitbild auch darauf festgelegt, unsere Organisationsstruktur stets zu beleuchten und uns nach Verbesserungsmöglichkeiten umzuschauen. Aus diesem Grund haben wir uns gefragt:
„Wie können wir die Motivation im Team weiter steigern und unsere gemeinsame Ausrichtung vertiefen?“
Dabei sind wir auf OKR aufmerksam geworden und haben die Thematik für uns erarbeitet.
Was ist OKR?
OKR steht für „Objectives and Key Results“ und ist ein agiles Management-Framework, das einem Unternehmen und seinen Individuen in einer Umgebung mit sich schnell verändernden Rahmenbedingungen dabei helfen kann, gemeinsam Ziele festzulegen und deren Erreichen transparent überprüfbar zu machen. Ziele des Vorhabens sind das Schaffen von Motivation und eine gemeinsame Ausrichtung des Handelns aller Mitarbeitenden. OKR hat seine Ursprünge bei Intel und wurde dort durch einen der Gründer entwickelt. 1999 wurde OKR bei Google eingeführt, seitdem erfährt die Methodik einen wachsenden Bekanntheitsgrad.
Die Elemente von OKR
Objectives
Ein Objective stellt ein Ziel oder eine Vision dar. Es handelt sich bei einem Objective um eine qualitative Aussage über einen erstrebenswerten und erreichbaren Zustand in der Zukunft. Ein Objective beantwortet die Frage: „Wo wollen wir hin?“. Zu jedem Objective gehören mehrere Key Results.
Key Results
Ein Key Result beantwortet die Frage: „Woher wissen wir, ob wir auf dem Weg zum Ziel sind?“. Key Results sind quantitative, messbare Aussagen. Objectives und Key Results werden in der Regel ambitioniert gewählt, um die Motivation und Kreativität zum Erreichen zu fördern. Ein Erreichen von etwa 70% der gesteckten Ziele bedeutet daher bei vielen Unternehmen bereits vollen Erfolg.
OKR-Set
Ein OKR-Set besteht aus maximal 5 Objectives und jeweils 2-5 dazugehörigen Key Results. Ein solches Set hat Gültigkeit auf einer bestimmten Unternehmensebene für die Dauer eines Zyklus (siehe OKR Zyklus). Die Limitierung der Anzahl ist wichtig, um den Fokus zu gewährleisten. Bei OKR geht es um Ausrichtung, nicht um Zerstreuung.
In der obersten Ebene wird ein OKR-Set für das gesamte Unternehmen ausgearbeitet (vorausgesetzt, dass OKR unternehmensweit eingeführt wird). Hier geht es um die Gesamtausrichtung der Organisation für die nächsten drei Monate.
Eine Ebene darunter legen die Abteilungen bzw. Teams ihr auf das Unternehmens-OKR-Set abgestimmte Set fest. Hier geht es um die Frage: „Worauf richtet das jeweilige Team seinen Fokus, um zum Erreichen der Unternehmensziele beizutragen?“. Oftmals werden auf Individualebene ebenfalls OKR erarbeitet, welche sich wiederum auf die jeweilige Person und das Team-OKR-Set ausrichten.
Beim Erstellen der OKR-Sets kommt es auf die Beteiligung derer an, die direkt davon betroffen sind, um eine Identifikation und Motivation für die ausgearbeiteten Ziele zu erreichen und um zu verhindern, dass Ziele von oben vorgegeben werden.
OKR-Zyklus
Ein OKR-Zyklus erstreckt sich in der Regel über drei Monate. Jeder Zyklus beginnt mit den Planning-Meetings zum Erstellen der OKR-Sets und endet mit Review-Meetings, um zu betrachten und zu zelebrieren, was geschafft wurde. Anschließend findet eine Retrospektive statt, um den Prozess zu begutachten, Positives herauszustellen und Verbesserungen für die zukünftigen Zyklen einfließen zu lassen.
Innerhalb eines Zyklus werden wöchentlich kurze OKR-Meetings abgehalten, in denen der aktuelle Fortschritt der Objectives und dazugehöriger Key Results vorgestellt werden. Hier zeigen sich Key Results mit Problemen, an deren Lösung vom Team nun verstärkt gearbeitet werden kann. Ebenso kann hier ein besonders gut laufendes Key Result bzw. Objective kurz thematisiert werden. OKR soll durch die Zeit begleiten und nicht nach Festlegung für drei Monate in Vergessenheit geraten, bevor sie zur Review wieder aus der Schublade geholt werden. Dies ist elementar wichtig für eine erfolgreiche Implementierung.
Transparenz
Ein wesentlicher Bestandteil von OKR ist Transparenz. Das heißt zum einen, dass die OKR auf allen Ebenen und für jeden einsehbar sind und zum anderen, dass dies auch für den stets aktuell gehaltenen Fortschritt gilt. Ein digitales Tool bietet sich hierfür an. Auf dem Markt haben sich mehrere Anbieter etabliert. Starten kann man auch gut mit einem Spreadsheet, einer Wikiseite oder einem Board auf Trello. Analog kann man selbstverständlich zur Wand mit Klebezetteln greifen.
Unsere Motivation
Wir erhoffen uns durch die Einführung von OKR eine von allen Mitarbeitenden selbst gewählte und dadurch mitgetragene Gesamtausrichtung von Shinefour. In einer sich stetig wandelnden Zeit brauchen wir einen iterativen Prozess, um unsere Ziele zyklisch zu hinterfragen und neu festlegen zu können. Genau das bietet OKR uns.
Durch das gemeinsame Erarbeiten von Zielen und den selbst gewählten und eingestellten Key Results möchten wir unsere intrinsische Motivation verstärken und uns allen ein Gefühl von gemeinsamer Ausrichtung und Fokussierung geben.
Das Erreichen selbst gesteckter Ziele motiviert deutlich stärker, als das Abarbeiten vorgegebener Tasks. Diese Energie wollen wir für uns voll ausnutzen.
Jedem Mitarbeitenden bei Shinefour die Möglichkeit zu geben, sich in diesem Prozess gleichberechtigt einzubringen und damit die Ausrichtung des Unternehmens aktiv zu steuern, passt genau zu unserem Verständnis von Selbstorganisation, Gleichberechtigung, Mitspracherecht und flachen Hierarchien.
Wir erhöhen die Transparenz und ermöglichen jedem Mitarbeitenden jederzeit Einsicht in den Stand des Unternehmenserfolgs. OKR soll unser selbstorganisiertes Arbeiten durch einfachere Priorisierung von Tasks erleichtern. Wir wollen eine Kultur des „Erfolge feierns“ bei uns etablieren und sehen in OKR eine Möglichkeit, Erfolg gut messbar zu machen.
Die Implementierung bei Shinefour
Vieles von OKR übernehmen wir bei unserer Implementierung 1:1, an manchen Stellen passen wir das Framework aber unseren Gegebenheiten an. So lassen wir die verschiedenen Ebenen der OKR-Sets weg. Mit knapp unter 15 Mitarbeitenden trauen wir es uns zu, unsere Unternehmensziele für die nächsten drei Monate gemeinsam festzulegen und alle daran gleichberechtigt zu beteiligen.
So werden wir im Planning-Meeting ein OKR-Set für Shinefour erarbeiten und uns darauf voll fokussieren. Das erspart uns den Overhead mehrerer Planning- und Review-Meetings. Da wir kontinuierlich und für alle jederzeit sichtbar unseren Fortschritt nachvollziehbar machen wollen, reduzieren wir das wöchentliche OKR-Meeting auf einen zweiwöchentlichen Takt.
Sollten uns unsere Anpassungen des Prozesses auf die Füße fallen, so werden wir dies in der Retrospektive feststellen, thematisieren und unser Vorgehen entsprechend anpassen. Diese agile Vorgehensweise liegt uns im Blut und findet Anwendung in all unseren Prozessen.
Annika und ich (Janneck) haben uns mit Hilfe von Artikeln, Vortragsmitschnitten, Podcasts und Büchern der Thematik angenähert und unserem Circle „Organisationsentwicklung“ vorgestellt. In dieser Runde haben wir die Einführung von OKR bei Shinefour diskutiert und uns auf oben genannte Anpassungen verständigt.
Als nächster Schritt wurde ein Infotext für alle Mitarbeitenden verfasst, in welchem wir die Gründe für die Einführung von OKR bei Shinefour darlegen, das OKR-Konzept erklären und auf Anpassungen des Prozesses hinweisen. Diesen Infotext erhielten alle Mitarbeitenden angereichert mit unternehmensbezogenen Beispielen für mögliche Objectives und Key Results.
Das nächste unseres monatlich stattfindenden Teammeetings haben wir dazu genutzt, allen zu ermöglichen, Feedback zu geben und Fragen zu stellen. Nachdem wir auf diesem Teammeeting nur positive Resonanz vernommen haben, wurde das erste Shinefour OKR-Planning-Meeting geplant und angekündigt.
Wie wir dieses Planning-Meeting gestalten, welche Aufgabe die Teilnehmer vorab von uns erhalten und welche Erfahrungen wir aus dem Meeting mitnehmen, wird Inhalt des nächsten Artikels dieser Blogreihe sein.
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