Motivation, Transparenz und Fokus gemeinsam erschaffen — mit Hilfe von OKR. Im ersten Teil dieser Blogreihe haben wir eine generelle Übersicht über OKR gegeben. In diesem Artikel geht es um das Planungsmeeting.
Vorbereitung
Zunächst laden wir alle Mitarbeitenden feierlich zu unserem ersten OKR-Planungsmeeting ein — mit einer Aufgabe: schriftlich Ziele festhalten, die für die nächsten drei Monate als Objectives bestimmt werden sollen. Dabei weisen wir auf unser Leitbild hin, welches bei dieser Aufgabe stets mitbetrachtet werden soll.
Das Meeting gliedert sich in drei Schritte:
- Sammeln, Überprüfen, Korrigieren und Wählen von Objectives
- Erarbeiten der Key Results
- Review und Commitment
Sammeln der Objectives
Das Meeting beginnt mit einer kurzen Einführung durch die Moderation. Anschließend werden alle mitgebrachten Objectives auf einem Whiteboard platziert. Die einzelnen Ziele werden von der verfassenden Person kurz erklärt. In diesem Schritt sortieren wir Duplikate aus und bilden mögliche Cluster.
Sollten mehr als fünf Objectives zusammenkommen, gilt es demokratisch auszusortieren — mehr als fünf Objectives führen eher zu Zerstreuung als zu gemeinsamen Fokus. Alle Teilnehmenden erhalten drei Stimmen und geben anonym ihre Stimmen ab.
Erarbeiten der Key Results
Pro Objective werden innerhalb einer Timebox von 10 Minuten passende Key Results vom Team erarbeitet und unter dem jeweiligen Objective am Whiteboard gesammelt. Key Results sind quantitative Aussagen, die einen messbaren Wert beinhalten, mit dem der Fortschritt jederzeit bestimmbar ist.
Review und Commitment
- Haben wir strebsame und inspirierende Ziele festgelegt?
- Ergeben unsere Key Results alle einen Sinn?
- Sind sie ambitioniert genug gewählt?
- Können sich alle auf dieses Set für die nächsten drei Monate committen?
Jedem Key Result wird ein Owner zugewiesen, der sich verantwortlich fühlt, den Progress zu tracken.
Improvements
Wir haben unser erstes Planungsmeeting durchgeführt und bereits eine erste Optimierung abgeleitet: Der erste Schritt zog sich erheblich in die Länge. Um dies in Zukunft zu vermeiden, haben wir die Aufgabe zum Meeting umformuliert:
Bringe das wichtigste Objective für Shinefour in den nächsten drei Monaten mit ins Meeting!
Next Steps
Während der nächsten drei Monate kommen wir zweiwöchentlich zusammen, um uns den Progress unserer Key Results gemeinsam anzusehen und Problemfelder aufzudecken. Der Progress soll auch abseits dieser Meetings für alle einsehbar sein — die Owner der Key Results aktualisieren ihre Angaben stets in einem dafür eingerichteten OKR-Trelloboard.